Поскольку обычные рабочие процессы с каждым днём создают всё больше и больше данных, у малого и среднего бизнеса увеличивается число проблем, связанных с обеспечением своих работников соответствующим количеством данных. Ситуация ещё больше усложняется, если работа ведётся не только в офисе, но и дома или в командировках. Чем теснее должна работать команда, тем лучше нужно оптимизировать связь между её членами, дабы эффективность была максимальной.

Проще говоря, распространение документов в виде вложений электронной почты и рассылка по нескольким адресатам - это каменный век. Начнём с того, что получатель писем должен их как-то отсортировать и упорядочить. Но, что более важно, возникают вопросы целостности содержания. Если опираться только на электронную почту, то можно потерять контроль не только над текущими событиями, но и над данными. Предположим, в вашем ящике скопились три версии документа. Какая из них самая свежая? А если отправитель путешествует в разных временных зонах? В итоге рабочий процесс может быть серьёзно нарушен.

Если вы когда-нибудь пытались согласовать встречу, скажем, с пятью лицами, то вы знаете, о чём мы говорим.

Преимущество ПО для рабочих групп (Groupware)

С помощью groupware-сервера работники получают доступ к данным. Сервер предоставляет информацию о контактах, заметках, встречах и задачах, упрощая задачу синхронизации данных между членами рабочей группы. Если какие-либо данные будут изменены, скажем, адрес, то все члены группы сразу же получат доступ к обновлённым данным.

Размещение данных на централизованном groupware-сервере имеет немало преимуществ. Данные нужно резервировать только на сервере, обновления программ доступны сразу и для всех работников, инициировать обновление требуется только один раз. Интерфейс самых нужных приложений единый, поэтому пользователи не будут путаться в разных программах и рабочих процессах.

У Exchange Server есть альтернативы

Чтобы решить перечисленные выше задачи, всё больше предприятий и фирм переходят на ПО для групповой работы (groupware). Обычному ИТ-менеджеру больше всего известна подобная система Microsoft Exchange Server, которая имеет немало преимуществ, да и де факто стала стандартом. Но помните, что это решение очень дорогое и, возможно, слишком мощное и громоздкое для ваших потребностей. Есть немало бесплатных альтернатив с открытым исходным кодом, на четыре из которых мы и пожелали взглянуть.

Для таких решений, как eGroupWare, Horde, moreGroupware и phpProject вам потребуется web-сервер, который станет основой для рабочей среды, а также поддержка PHP и сервер баз данных. Поскольку все groupware-решения поддерживают PHP, вы не должны столкнуться с какими-либо проблемами на современных ОС. Web-сервер и сервер баз данных тоже легко и просто устанавливаются на компьютер. Мы использовали на сервере Linux, Apache с PHP в качестве web-сервера и MySQL в качестве сервера баз данных. А управлять groupware-сервером можно очень просто, с помощью браузера.

Вся статья тут

Я внимательно почитал статейку и решил поставить то что описанно лучше других (1) (2).